План восстановления данных для малого бизнеса: что делать, если завтра сгорит сервер, зашифруют компьютеры или пропадёт интернет, — как заранее определить важное, сколько данных вы готовы потерять и за сколько часов нужно вернуться к работе

Владельцы небольших компаний обычно думают о резервных копиях в момент, когда уже поздно. Сервер отказал в понедельник утром, шифровальщик зашифровал бухгалтерию накануне сдачи отчётности, в офисе прорвало трубу, украли ноутбук директора, провайдер отключил интернет на три дня из-за ремонта линии. В эти моменты выясняется, что копия была, но устаревшая, или никто не знает, где она, или пароль от облака знал только уволившийся администратор, или восстановление займёт неделю, а клиенты ждать не будут. План восстановления — это не толстый документ для аудиторов, а несколько страниц ответов на простые вопросы, подготовленных заранее. Разберёмся, как его составить.

Шаг 1. Что для вас критично

Составьте список систем и данных, без которых компания не может работать: учётная база и бухгалтерия, касса и терминалы, почта, клиентская база или CRM, сайт и онлайн-заказы, общие документы, расписание записи клиентов, медицинские карты, проектные файлы. Для каждого пункта ответьте: где это хранится, кто за это отвечает, что будет, если этого не будет один час, один день, неделю.

Шаг 2. Сколько данных можно потерять и сколько ждать

Для каждой системы определите два простых показателя. Первый — сколько последних данных вы готовы потерять: работу за день, за час или ни минуты. От этого зависит, как часто нужно делать копии. Второй — за сколько времени нужно восстановить работу: за час, за день, за неделю. От этого зависит, где хранить копии и есть ли запасное оборудование. Для магазина касса критична в течение часа, для архива проектов допустимы сутки.

Шаг 3. Резервные копии под эти требования

• Частота копий соответствует допустимой потере данных.
• Копии хранятся минимум в двух местах, одно из которых вне офиса.
• Хотя бы одна копия защищена от шифровальщиков — отключаемый носитель или хранилище с неизменяемыми версиями.
• Есть уведомления об успешном и неудачном копировании ответственному человеку.

Шаг 4. Инфраструктура, которая не подведёт

Бизнес останавливается не только из-за потери данных. Резервный интернет через 4G/5G-роутер с автоматическим переключением спасает кассу и онлайн-заказы при сбое провайдера. ИБП для сервера, роутера и кассы защищают от отключений света и скачков напряжения. Для критичных компьютеров полезен запасной ноутбук с установленными программами, на который можно быстро пересадить сотрудника.

Шаг 5. Люди, контакты и пароли

В плане должно быть написано, кто принимает решения при аварии, кто технически восстанавливает системы и как с ними связаться в выходные и ночью. Должны быть контакты провайдера, поставщиков программ, банка и IT-специалиста. Пароли администратора от сервера, NAS, роутера, облачных сервисов и доменного имени должны храниться в надёжном месте, доступном руководителю, — а не только в голове одного сотрудника.

Шаг 6. Простые инструкции

Для типовых ситуаций полезно иметь короткие инструкции на одну страницу: «пропал интернет», «не открывается база», «подозрение на вирус-шифровальщик», «сломался компьютер бухгалтера». В них — первые действия, кого звать, где копии. В стрессовой ситуации такие листки экономят часы.

Шаг 7. Учения

План без проверки — это предположение. Раз в полгода или год стоит проводить учебное восстановление: развернуть копию базы на запасном компьютере, проверить переключение на резервный интернет, убедиться, что контакты актуальны и пароли подходят. Каждое такое учение обычно выявляет одну-две проблемы, которые лучше найти в спокойной обстановке.

Что делает мастер

1. Вместе с вами составляет список критичных систем и требования к ним.
2. Настраивает резервное копирование, хранение вне офиса и защиту от шифровальщиков.
3. Устанавливает резервный интернет, ИБП и, при необходимости, запасное оборудование.
4. Готовит документ с контактами, паролями, схемой сети и короткими инструкциями.
5. Проводит учебное восстановление и регулярно проверяет, что всё работает.

Пример из практики

Небольшая сеть из трёх аптек в Глдани и Мухиани хранила учёт на одном сервере в главной аптеке, без копии вне здания. Мы составили с владельцем план: определили, что касса и учёт должны восстанавливаться за два часа, а потеря данных допустима не больше чем за час. Настроили ежечасное копирование на NAS и ночное — в облако, резервный 4G-интернет во всех точках, ИБП, запасной компьютер с установленной программой учёта и инструкции для фармацевтов. Через полгода в главной аптеке сгорел блок питания сервера, и работа была восстановлена на запасном компьютере за сорок минут без потери продаж.

Не стоит забывать и о бумажной стороне. Договор с провайдером, лицензии на программы, гарантийные талоны на сервер и NAS, данные регистрации доменного имени и хостинга — всё это нужно при аварии, и искать это в последний момент тяжело. Копии этих документов стоит хранить вместе с планом. Отдельно проверьте, на кого зарегистрирован домен сайта и почты: нередко он оформлен на бывшего сотрудника или подрядчика, и при сбое компания не может им управлять.

Вызовите мастера

Если вы хотите подготовить свой бизнес к сбоям и авариям, мы поможем составить план и настроить системы в любом районе Тбилиси. Подробнее — на страницах настройки локальной сети, восстановления данных и монтажа локальной сети.